Новые требования к первичке
Инспекторы стали смотреть на первичку другими глазами. Ошибки стали неопасны – из-за них теперь расходы не снимают. Конечно, при условии, что даже ошибочная первичка позволяет идентифицировать операцию, поставщика, сумму и дату. Сейчас налоговики пытаются найти несоответствия в разных документах компаний, чтобы признать нереальной всю сделку.
Больше всего претензий предъявляют к представительским и командировочным расходам.
Представительские расходы
Представительские расходы вызывают больше всего подозрений. Поэтому первым делом налоговики заглядывают в отчет о деловой встрече.
Отчет пишут в свободной форме. Но из документа должно быть ясно, что компания потратилась на деловую встречу: переговоры, собрание или совещание по производственным вопросам.
Деловые встречи зачастую проходят уже после рабочего дня. Чтобы налоговики не придирались, отразите сверхурочку в табеле учета рабочего времени.
Налоговики четко отслеживают, чтобы время в чеках об оплате делового ужина совпало со временем встречи по отчету. Если деньги потратили уже после мероприятия – снимут расходы (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 14.06.2018 № Ф07-6203/2018).
Инспекторы также откажут в расходах, если они несопоставимы с экономической выгодой, которая планируется от встречи.
На заметку!
В отчете обязательно укажите:
– цель мероприятия;– вопросы, которые планировали обсудить;
– время и продолжительность встречи;
– результаты;
– имена и должности участников.
Командировочные расходы
В командировочных документах налоговики сверяют даты, место, суммы затрат, их назначение. Особенное значение придают поездкам директора. К примеру, 1 октября в офисе подписали договор, а директор по документам в этот момент был в командировке. Налоговики в этом случае посчитают фиктивной либо сделку, либо командировку (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 23.01.2018 № Ф02-7225/2017).
Налоговики тщательно проверяют затраты по найму жилья для сотрудника. Интерес вызовет не только цена аренды. Инспекторы цепляются даже к потреблению воды по данным коммунальной службы. Если они не соответствуют количеству командированных работников, компании откажут в расходах (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 04.04.2018 № Ф08-1039/2018).
Особый интерес инспекторов вызывают авансовые отчеты по командировкам. Если их нет – снимают расходы, даже если нет претензий к подтверждающим документам. Более того, налоговики посчитают эти суммы доходом работника и доначислят НДФЛ, штрафы и пени.
Акты и отчеты исполнителя услуг
Многие компании получают услуги дистанционно: консультации, услуги базы данных и т. д. Налоговики такие сделки считают за схему. Чтобы избежать претензий, попросите у исполнителя подробно описать услуги в акте или отчете вплоть до телефонных звонков, ответов консультантов на пустяковые запросы и т. д.
Бумаги на перевозку
В путевых листах налоговики проверяют не только расходы на бензин. Не меньшее внимание они обращают на расчетное время на маршрут. Оно не должно превышать период между выездом машины из гаража и возвращением.
Проверяя реальность поездки, инспекторы также заглядывают в данные ГИБДД и системы «Платон». Если автомобиль не зафиксировали на трассах, указанных в путевых листах, поездку признают нереальной (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 19.01.2018 № Ф06-28125/2017, постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 06.06.2018 № А57-24508/2017).
