Как сдавать документы без штрафов

Узнайте, как обезопасить компанию от штрафа, если инспекторы запросили много документов.

Рекомендация № 1. Направьте в инспекцию специальное уведомление

Вы получили требование налоговиков сдать документы. Передать их нужно в короткие сроки — в течение пяти или десяти рабочих дней. Этот срок считают со следующего дня после даты, когда компания получила требование.

Если есть сомнения в том, что успеете подготовить документы, попросите налоговиков продлить срок сдачи. Иначе может получиться так, что компания не исполнит запрос вовремя. Тогда налоговики потребуют штраф. Причем оспорить штраф будет проблематично. Сам факт, что компания не обращалась за продлением срока, будет не в ее пользу (определение Верховного суда от 27.03.2018 № 305-КГ18-1829).

Чтобы продлить срок ответа, направьте налоговикам уведомление. Составьте его по форме, которую утвердила ФНС (приложение № 1 к приказу ФНС от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34). Передайте уведомление инспекторам на следующий рабочий день после того, как получили требование (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК). Например, налоговики выслали электронное требование. Квитанцию о приеме вы отправили 17 сентября 2018 года. С этой даты требование считается полученным. Значит, уведомление нужно направить налоговикам 18 сентября.

На практике бывает, что налоговики принимают уведомление, которое компания выслала не на следующий рабочий день, а позже. Но есть риск, что просьбу компании рассматривать не будут. Даже судьи иногда считают, что налоговики обязаны рассматривать только те обращения, которые компания направила в срок (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 19.02.2015 № Ф07-145/2015).

Уведомление направьте в электронном формате или отнесите в инспекцию. Отправлять этот документ по почте вправе только компании, которые не обязаны сдавать электронную отчетность. Но и таким организациям безопаснее передать уведомление непосредственно в инспекцию. Не исключено, что почта доставит его тогда, когда срок ответа на требование уже истечет.

Удобная шпаргалкаСкрытьКогда сдать документы по требованию

Рекомендация № 2. Просите отсрочку с запасом

В уведомлении укажите тот срок, в который вы сможете представить документы. Насколько большую отсрочку вправе предоставить инспекторы, в законе не сказано. Чаще всего налоговики продлевают срок примерно на 10 рабочих дней. Но могут дать отсрочку и на несколько дней, и на месяц.

Обычно чем большую отсрочку компания просит, тем больше времени для сдачи документов ей дают инспекторы. Поэтому просите отсрочку с запасом. Иначе есть риск, что в новый срок компания не уложится. К тому же часто бывает так, что компания просит отсрочку, например, на 10 дней, а налоговики дают на пять.

Например, компания попросила продлить срок передачи документов на четыре дня. Налоговики согласились. Однако расчеты компании оказались неверными. А продлить срок еще раз налоговики отказались. Тем более что второе уведомление организация отправила уже после того, как новый срок сдачи бумаг прошел (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 25.05.2018 № Ф04-1571/2018).

Рекомендация № 3. Заявите уважительную причину для отсрочки

Большой объем запрошенных документов — это самая распространенная причина, по которой инспекторы продлевают срок ответа на требование. Налоговики говорят, что в этом случае риск отказа в отсрочке минимален. Дополнительно обосновать необходимость отсрочки вы можете тем, что компания одновременно получила несколько требований. Или требование пришло в период, когда бухгалтерия готовит отчетность.

Какой объем документов считать большим, зависит от конкретной компании, особенностей ее деятельности, численности работников. Единого подхода нет. Но у некоторых налоговиков есть свои ориентиры. Например, они могут не считать большим количеством, когда документов меньше 200 штук.

Можно также просить отсрочку в связи с тем, что документы находятся в обособленном подразделении.

К другим причинам инспекторы относятся по-разному. Одни принимают такое основание, как командировка, больничный или отпуск главбуха или директора. Другие нет. Некоторые налоговики считают уважительной причиной небольшую численность работников. В любом случае в уведомлении лучше указывать не только эти причины. Приводите их в дополнение к основной — значительное количество документов.

Если сломался ксерокс, вероятность того, что инспекторы дадут отсрочку, невелика. Эту причину налоговики не считают уважительной. По их мнению, оргтехника на ремонте — это проблемы компании.

Рекомендация № 4. Приложите подтверждающие документы

Подтвердите, что компании действительно нужна отсрочка. Для этого приложите расчет. Он покажет, что компания не может сделать в срок столько копий документов, сколько запросили налоговики. Напишите также, что вам требуется время на то, чтобы подобрать документы, заверить.

Вы могли заявить как основание для отсрочки также командировку, отпуск, больничный. Тогда подтверждающими документами будут приказ директора о командировке или отпуске, больничный.

Без подтверждающих документов и расчетов отсрочку, скорее всего, не предоставят. Об этом сообщают инспекторы.

На заметку!

Какие смягчающие обстоятельства заявить, чтобы снизить штраф за задержку документов

Рекомендация № 5. Сразу начинайте готовить документы

Предоставлять компании отсрочку или нет, решают инспекторы. Они должны сделать это в течение двух рабочих дней после того, как получили от компании уведомление. Компания получит решение инспекции об отсрочке или отказе (п. 3 ст. 93 НК).

Есть риск, что налоговики откажут или дадут меньшую отсрочку, чем нужно. Поэтому безопаснее сразу не только отправить уведомление об отсрочке, но и начать готовить документы. В этом случае вы выполните требование в срок хотя бы частично. Тогда штраф будет меньше, если документы запросили на камералке. Ведь он зависит от числа просроченных бумаг — 200 руб. за документ (п. 1 ст. 126 НК).

Кроме того, налоговики снизят штраф, если у компании есть смягчающие обстоятельства. Штраф сократят не меньше чем в два раза (п. 3 ст. 114 НК). На практике компаниям иногда удается убедить инспекторов уменьшить штраф и в 10 раз (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 04.07.2016 № Ф02-3161/2016).

В качестве смягчающего обстоятельства можно заявить тот факт, что компания частично исполнила требование (постановление Арбитражного суда Московского округа от 12.05.2017 № Ф05-5617/2017). Но лучше ссылаться сразу на несколько обстоятельств. Тогда вероятность, что штраф снизят, увеличится.

Если компания оспорит штраф в суде, заявите как смягчающее обстоятельство и то, что вы направляли уведомление с просьбой продлить срок сдачи документов. А налоговики отказали (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.05.2015 по делу № А44-7066/2014).

Если документы запросили на встречке в связи с проверкой контрагента или по конкретной сделке, то штраф фиксированный — 5000 или 10 000 руб. Чтобы снизить его, можете также ссылаться на смягчающие обстоятельства.